Adhésion

Pour devenir un adhérent de l’Académie du Vin de l’Outaouais, il suffit de s’inscrire en début d’année (un formulaire à cet effet vous sera acheminé). Les frais d’adhésion, qui peuvent varier d’une année à l’autre, sont payables avant l’inscription, afin d’avoir le droit de participer aux tirages au sort des places.

Les adhérents en règle ont priorité lors de la prévente des dégustations et sont seuls à pouvoir participer aux tirages au sort des places, lorsque la demande est supérieure au nombre de places disponibles à une dégustation. Ces contraintes satisfaites, les non-adhérents peuvent réserver des places en tout temps.

Pour chaque session, la période de prévente débute plus ou moins un mois avant la session et dure une à deux semaines. Seules les demandes faites durant cette période sont traitées. La date du début de chaque période de prévente est annoncée par courriel et sur les pages web de l’AVO, au plus une semaine à l’avance.

Ainsi, les dégustations régulières de l’AVO sont normalement offertes en prévente, en trois vagues (ou sessions)  de dégustations chaque année.

Une demande de réservation se fera également à l’aide d’un formulaire. Elle devra comprendre le nom de l’adhérent, leur courriel, leur numéro de téléphone et la liste des dégustations auxquelles la demande s’applique. Aucun paiement ne doit être envoyé avec la demande de réservations. 

Vos réservations sont non-remboursables. En cas d’impossibilité d’assister à la dégustation, vous devez écrire à l’équipe de programmation programmation@avovin.ca afin que ceux-ci vous assiste dans la revente de votre réservation en tout respect de la liste d’attente.

Durant les périodes de prévente, les demandes de réservations ne sont PAS traitées selon le principe du « premier arrivé premier servi ». Les demandes sont accumulées et, à la fin de la période, elles sont traitées comme suit.

Si le nombre de places demandé ne dépasse pas le nombre de places disponibles, les places sont accordées à ceux qui en ont fait la demande (adhérent ou non).

Si le nombre de demandes excède le nombre de places disponibles, les places sont attribuées selon un tirage au sort parmi les adhérents en règle qui ont demandé des réservations à cette dégustation.

Étant donné que le succès de l’AVO dépend essentiellement de l’engagement des adhérents dans l’organisation des événements, les organisateurs de dégustations de l’année précédente, ainsi que ceux qui ont soumis un avis d’intérêt pour l’organisation d’une dégustation pour l’année 2025-2026, ont droit à deux chances d’obtenir une place lors des tirages au sort. Cette mesure a été instaurée afin de les remercier et d’encourager d’autres adhérents à devenir organisateurs.

Les adhérents ayant souscrit une adhésion familiale devront remplir une demande de réservation par personne pour les dégustations. Nous nous occuperons de les regrouper lors du tirage au sort. Ainsi, il est possible que les deux personnes ne choisissent pas nécessairement toutes les mêmes dégustations.

Les groupes de deux personnes ou plus qui ont fait des demandes de réservations sont avisés du nombre de places qu’ils ont obtenues par tirage au sort et priés de confirmer s’ils les acceptent, lorsque ce nombre est inférieur à celui qu’ils ont demandé.

S’ils déclinent, les places ainsi libérées vont aux prochains adhérents selon l’ordre du tirage.

Les adhérents qui n’obtiennent pas de place à une dégustation sont, à moins d’avis contraire de leur part, inscrits, dans l’ordre du tirage, sur une liste d’attente pour cette dégustation.

Les demandes des non-adhérents reçues durant les périodes de prévente ne sont traitées qu’après celles des adhérents et ne sont pas incluses dans les tirages au sort. S’il reste des places, elles leur sont allouées sur une base de « premier arrivé, premier servi ».

Toutes les places encore libres après une période de prévente demeurent disponibles en tout temps et peuvent être réservées autant par les non-adhérents que les adhérents en règle, selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». S’il reste encore des places quelques semaines avant une dégustation, un rappel sera envoyé par courriel.

Une fois l’attribution des places approuvée par l’AVO, les candidats ont 5 jours pour confirmer leurs réservations en effectuant le paiement complet. Après cette période, les places non confirmées pourront être allouées à d’autres candidats.

Le paiement des réservations se fait par virement interac  à l’adresse courriel finances@avovin.ca.

L’encaissement du paiement est suivi d’un message à l’adhérent confirmant le nombre de places et les dégustations réservées.

Dans le but d’assurer l’équité parmi tous nos adhérents, nous sollicitons votre coopération pour que l’ordre de la liste d’attente des diverses dégustations soient respectés. Si vous ne pouvez pas participer à une dégustation, merci de contacter programmation@avovin.ca. Notre équipe vous accompagnera pour revendre votre place. Si la liste d’attente est épuisée, vous aurez la possibilité de céder votre place à la personne de votre choix. Dans ce cas, nous nous chargerons d’informer l’ensemble des adhérents et anciens membres encore présents dans nos contacts.

La direction de l’AVO se réserve le droit d’annuler partiellement ou complètement toute dégustation.

En cas d’annulation, les personnes affectées sont remboursées.

Un rappel est envoyé, par courriel, à toutes les personnes inscrites à une dégustation, quelques jours avant l’événement.

Toute personne croyant être inscrite à une activité, mais n’ayant pas reçu ce rappel la veille de la dégustation doit, avant de s’y présenter, contacter l’AVO par courriel à programmation@avovin.ca pour clarifier la situation.

Une personne non inscrite se présentant à une dégustation devra quitter, à moins que quelqu’un ne lui cède sa place.