Adhésion

Pour devenir membre de l’Académie du Vin de l’Outaouais, il suffit de s’inscrire en début d’année. Les frais d’adhésion, qui peuvent varier d’une année à l’autre sont payables, avant l’inscription afin d’avoir droit de participer aux tirages au sort des places.

Les membres en règle ont priorité lors de la prévente des dégustations et sont seuls à pouvoir participer aux tirages au sort des places, lorsque la demande est supérieure au nombre de places disponibles à une dégustation.

Ces contraintes satisfaites, les non-membres peuvent réserver des places en tout temps, moyennant une surcharge (à préciser) par place, par dégustation.

Pour chaque session, la période de prévente débute un ou deux mois avant la session et dure une semaine. Seules les demandes faites durant cette période sont traitées. La date du début de chaque période de prévente est annoncée par courriel et sur les pages web et Facebook de l’AVO, au moins une semaine à l’avance.

Ainsi, les dégustations régulières de l’AVO sont normalement offertes en prévente, en trois vagues (ou sessions)  de dégustations chaque année.

Les demandes de réservations se font par courriel à  avo@videotron.ca .

Une demande de réservation doit comprendre le nom de l’abonné, le nombre d’adhésions requis (en début d’année), la liste des dégustations et le nombre de places à chacune des dégustations auxquelles la demande s’applique. Aucun paiement ne doit être envoyé avec la demande de réservations. La direction de l’AVO se réserve le droit de limiter le nombre de places qu’une personne peut réserver à une même dégustation.

Les places réservées sont non-remboursables et sont la propriété de l’abonné qui peut en disposer à sa guise.

Durant les périodes de prévente, les demandes de réservations ne sont PAS traitées selon le principe du « premier arrivé premier servi ». Les demandes sont accumulées et, à la fin de la période, elles sont traitées comme suit.

Si le nombre de places demandé ne dépasse pas le nombre de places disponibles, les places sont accordées à ceux qui en ont fait la demande (membres ou non).

Si le nombre de demandes excède le nombre de places disponibles, les places sont attribuées selon un tirage au sort parmi les membres en règle qui ont demandé des réservations à cette dégustation.

Étant donné que le succès de L’AVO dépend essentiellement de l’implication des membres dans l’organisation des événements, à chaque session, les organisateurs de la session mise en vente et ceux des deux sessions précédentes ont droit à deux possibilités d’obtenir chaque place qu’ils désirent lors des tirages au sort. Cette mesure a été instaurée afin de les remercier et d’encourager d’autres membres à devenir organisateurs.

Les groupes de deux personnes ou plus qui ont fait des demandes de réservations sont avisés du nombre de places qu’ils ont obtenues par tirage au sort et priés de confirmer s’ils les acceptent, lorsque ce nombre est inférieur à celui qu’ils ont demandé.

S’ils déclinent, les places ainsi libérées vont aux prochains membres selon l’ordre du tirage.

Les membres qui n’obtiennent pas de place à une dégustation sont, à moins d’avis contraire de leur part, inscrits, dans l’ordre du tirage, sur une liste d’attente pour cette dégustation.

Les demandes des non-membres reçues durant les périodes de prévente ne sont traitées qu’après celles des membres et ne sont pas incluses dans les tirages au sort. S’il reste des places, elles leur sont allouées sur une base de « premier arrivé, premier servi ».

Toutes les places encore libres après une période de prévente demeurent disponibles en tout temps et peuvent être réservées autant par les non-membres que les membres, selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». S’il reste encore des places quelques semaines avant une dégustation, un rappel sera envoyé par courriel.

Une fois l’attribution des places approuvée par l’AVO, les candidats ont 48 heures pour confirmer leurs réservations en effectuant le paiement complet. Après cette période de 48 heures, les places non confirmées pourront être allouées à d’autres candidats.

Le paiement des réservations se fait par virement interac (http://interac.ca/fr/virement-interac-consommateurs.html) à l’adresse courriel avo@videotron.ca.

L’encaissement du paiement est suivi d’un message à l’abonné confirmant le nombre de places et les dégustations réservées.

Lorsqu’une dégustation est complète, une personne peut demander à ce que son nom soit ajouté à la liste d’attente pour cette dégustation. Ainsi, si une personne inscrite désire offrir sa place à quelqu’un d’autre, elle pourra contacter l’AVO pour obtenir le nom des candidats. L’AVO transmettra les noms selon l’ordre d’inscription à la liste d’attente.

La direction de l’AVO se réserve le droit d’annuler partiellement ou complètement toute dégustation. Une annulation partielle serait nécessaire, par exemple, dans le cas où une dégustation offerte à trente-deux personnes devrait être limitée à seize par manque de participation pour justifier l’ouverture d’une deuxième bouteille.

En cas d’annulation, les personnes affectées sont remboursées.

Un rappel est envoyé, par courriel, à toutes les personnes inscrites à une dégustation, quelques jours avant l’événement.

Toute personne croyant être inscrite à une activité, mais n’ayant pas reçu ce rappel la veille de la dégustation doit, avant de s’y présenter, contacter l’AVO par courriel à avo@videotron.ca ou par téléphone au (819) 682-4174 pour clarifier la situation.

Une personne non inscrite se présentant à une dégustation devra quitter, à moins que quelqu’un ne lui cède sa place.